Bạn đã bao giờ gặp trường hợp thế này chưa? In một bảng báo cáo excel nộp cho sếp, mà sau khi in ra phần lớn kết quả nằm trên trang này, sót lại một vài dòng rớt sang trang kia. Đáng lẽ ra, cái bảng này phải nằm trên một trang mới đẹp, mới chuyên nghiệp. Đằng này, thiếu mất vài dòng nhảy qua trang sau – nhìn vào đã khó ưa, không thiệt cảm chút nào. Đó là vì bạn chưa biết cách căn lề trong excel, và nó có thể nằm trọn vẹn trên một trang nếu bạn chỉnh lề lại cho nó. Để sau khi in ra, nhìn vô cái là mát con mắt.
Đến với bài viết này, Lê Thuận Blog chia sẻ các bạn mẹo nhỏ văn phòng – giúp công việc của bạn thuận tiện hơn. Chỉ vài bước đơn giản của một điều nhỏ nhặt có thể làm cho bạn được đánh giá tốt hơn trong con mắt của sếp.
Xem thêm: Cách làm checklist trong Excel
Cách căn lề trong excel cực chuẩn trong khổ A4
Để thực hiện được việc này, bạn vui lòng làm theo các bước sau nhé!
Bước số 1:
Bạn mở phần mềm Microsoft Excel lên (kể từ phiên bản 2007 trở về trước), sau đó truy cập vào mục File => chọn Options.
– Sau đó, nó hiện lên một cửa sổ mới. Bạn chọn vào mục Advanced trên menu dọc => Rồi rê chuột qua ô bên kia, kéo con lăng xuống tìm đến mục Display => chọn dòng Ruler units.
– Rồi tại đây, thường là sẽ để mặc định. Bạn hãy chuyển đổi đơn vị thước đo căn lề cho trang giấy – nên chọn “Centimeters” nhé. Cuối cùng nhấn nút OK.
Tại sao mình lại khuyên các bạn nên chọn đơn vị Centimeters? Vì nó gần gủi với chúng ta, dễ hình dung. Ngay cả cây thước nhựa trong bàn làm việc của bạn cũng dùng đơn vị cm, nên khi bạn căn chỉnh lề cho trang giấy – thường là khổ A4, bạn sẽ trực quang hơn khi mường tượng thục vô 0.5 cm là bao nhiêu; lòi ra 1 cm là bao nhiêu.
Hình minh họa trên, bạn ước tính được dễ dàng về lề trái, lề phải, bên trên, và phía dưới. Sao cho bảng báo cáo của mình cân đối và đẹp mắt nhất.
Bước số 2:
Bấy giờ, bạn vào tab Page Layout => chọn biểu tượng Margins => rồi chọn tiếp Custom Margins. Lệnh này bạn sẽ tự tay edit khung căn lề của mình, nếu như các mẫu thiết kế có sẵn không phù hợp.
Bước số 3:
Một cửa sổ mới hiện ra, giờ đây bạn căn lề các vị trí như top, right, bottom, và left cho trang cần in nhé. Sau đó bấm nút OK là xong.
Bạn lưu ý rằng:
– Lề dành cho Header và Footer lúc nào cũng phải nhỏ hơn Top và Bottom nhé.
– Hai ô Horizontally và Vertically để bạn tick vào nhằm canh giữa trang theo chiều ngang hoặc chiều dọc. Khi bạn tick, trên khung nhìn sẽ nhảy ra ảnh trực quang giúp bạn dễ phân biệt.
Sau khi hoàn tất các bước và bấm nút OK, bạn sẽ thấy một đường đứt khúc hiện lên trên bảng tính excel thế này!
Đường đứt khúc này là lằn ranh phân trang thực tế khi bạn in ra giấy. Bạn có thể hiểu nôm na như vầy, ở cột bên chữ G là một trang và cột bên chữ H là một trang khác nữa. Bất cứ dữ liệu nào lọt qua cột chữ H sẽ bị in vào trang tiếp theo.
Làm mẹo này trước khi in, bạn nhấn phím Ctrl và lăng con lăng chuột máy tính – để thu nhỏ phóng to tài liệu xem trước đã. Coi nó có hài hòa chưa, đẹp mắt chưa, có dòng nào bị lọt qua trang khác không hợp lý để lập tức căn chỉnh lề lại.
Tạm kết
Cách căn lề trong excel không khó, nói đòi hỏi bạn sự tỉ mỉ và chỉnh chu một chút. Chính vì cái một chút đó, bạn sẽ được đánh giá cao trong con mắt của sếp hơn. Sự cố gắn không bao giờ là thừa trong cuộc sống này các bạn ơi. Cố gắn từng chút, từng chút một rồi một ngày bạn phát hiện ra – “Woa! Mình đã leo cao đến thế cơ à”.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này của chúng mình, hy vọng bài viết mang đến giá trị cho đọc giả và tiếp bước cho những ai làm việc văn phòng. Suốt ngày quay quanh bởi báo cáo, biểu đồ biểu bảng được nhẹ nhàng hơn. Chúc các bạn thành công và hạnh phúc trong cuộc sống.
