Microsoft Excel là một phần mềm hỗ trợ bảng tính đã rất quen thuộc đối với người dùng chúng ta. Phần mềm này là một công cụ hỗ trợ vô cùng hữu ích đối với những người dùng thường xuyên làm việc với những con số. Tuy nhiên có 1 vấn đề mà người dùng Microsoft Excel thường gặp phải đó là kích thước của các tệp tin Excel trở nên quá lớn khi dữ liệu người dùng nhập vào nhiều, đôi khi lớn hơn so với dung lượng thực tế của nó. Dung lượng file Excel qua lớn sẽ dẫn tới nhiều phiền toái cho người dùng như chiếm dụng tài nguyên hệ thống, thời gian thao tác, chờ mở file lâu, đặc biệt trên những cỗ máy có cấu hình thấp hay việc chia sẻ tài liệu sẽ trở nên khó khăn và tốn thời gian hơn so với những tệp tin nhẹ hơn. Đó là những phiền toái đáng kể cho công việc của người dùng.
Vậy chúng ta phải làm thế nào khi gặp phải tình trạng này? Trong bài viết ngày hôm nay Lê Thuận Blog xin gửi tới các bạn hướng dẫn những cách giảm dung lượng file Excel đơn giản, hiệu quả và dễ thao tác nhất. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
Có rất nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn tới hiện tượng file Excel của bạn có dung lượng lớn như dữ liệu nhập vào lớn, trong bảng tính được thêm vào các thành phần khác như các note nhận xét, các hàm tính công thức, các định dạng, các trang tính ẩn,… tất cả những chi tiết thêm vào này đều gây ra ảnh hưởng tới dung lượng của file. Lúc này người dùng cần xác định xem dung lượng file nào đang quá lớn để tiến hành giảm dung lượng. Các bạn hãy lựa chọn bất kỳ file Excel có dung lượng lớn nào bạn muốn giảm và làm theo những cách sau đây.
1. Xóa bỏ những định dạng có điều kiện
ĐỊnh dạng có điều kiện cũng giống như định dạng thông thường khi người dùng có thể định dạng dữ liệu theo nhiều kiểu khác nhau như thay đổi màu font chữ, màu sắc ô tính, các kiểu đường viền ô,… để làm nổi bật dữ liệu. Định dạng có điều kiện sẽ linh hoạt hơn so với định dạng thông thường khi nó cho phép người dùng có thể định dạng dữ liệu khi ô tính đó đáp ứng được những tiêu chí hoặc điều kiện cho trước. Tuy nhiên việc lạm dụng định dạng có điều kiện sẽ khiến cho dung lượng file Excel của bạn tăng lên đáng kể. Để giảm dung lượng của file Excel 1 cách triệt để thì các bạn nên xoá bỏ những định dạng có điều kiện này ra khỏi bảng tính khi không thực sự cần thiết. Để xoá bỏ những định dạng có điều kiện thì đầu tiên các bạn hãy lựa chọn những ô tính có chứa định dạng này rồi sau đó trên thanh menu các bạn nhấp chuột chọn tab Home > chọn Conditional formatting > chọn Clear Rules > chọn dòng Clear from Selected Cells. Nếu như các bạn muốn xóa bỏ toàn bộ định dạng có điều kiện ra khỏi bảng tính của mình thì các bạn hãy lựa chọn dòng Clear Rules from Entire Sheet.
2. Xoá bỏ những phần bảng tính không được sử dụng
Về lý thuyết, 1 bảng tính Excel có thể chứa tới hàng triệu dòng, tuy nhiên rất hiếm khi người dùng sử dụng hết được số lượng khổng lồ đó. Vậy nên chúng ta có thể loại bỏ đi những phần bảng tính không sử dụng tới để phần nào giúp giảm bớt dung lượng tệp tin. Đầu tiên các bạn hãy lựa chọn hàng tính nằm tiếp sau hàng tính chứa dữ liệu cuối cùng. Sau đó các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Phím mũi tên phải/ xuống để bôi đen toàn bộ những hàng tính trống. Cuối cùng các bạn hãy nhấp chuột phải và chọn Delete để xoá bỏ đi những hàng tính đó.
3. Xoá bỏ những hàm tính, công thức không cần thiết
Các hàm tính hay công thức trong bảng tính Excel là một trong những công cụ vô cùng hữu hiệu để giúp cho người dùng có thể thao tác và kết hợp dữ liệu 1 cách tốt hơn nhằm tính toán kết quả cuối cùng 1 cách thuận tiện nhất. Tuy nhiên người dùng thường quên xoá bỏ những công thức, hàm tính không cần thiết sau khi hoàn thành công việc, từ đó tạo ra dung lượng không đáng có cho file Excel. Việc laoij bỏ những công thức này sẽ giúp giảm đáng kể dung lượng của tệp tin. Đầu tiên các bạn hãy lựa chọn những ô tính chứa công thức mà bạn muốn xoá bỏ hoặc nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính > các bạn nhấn Ctrl + V để copy lại nội dung bảng tính > các bạn nhấp chuột phải > chọn Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special các bạn hãy tick chọn vào ô Values rồi nhấn OK để hoàn tất.
4. Nén hình ảnh chứa trong bảng tính Excel
Thông thường, 1 bảng tính Excel thường chứa những số liệu và công thức tính toán. Tuy nhiên trong 1 số trường hợp thì người dùng sẽ cần sử dụng ảnh trong bảng tính. VIệc nén hình ảnh trong bảng tính sẽ giúp cho người dùng giảm được dung lượng của file Excel. Để nén hình ảnh trong Excel thì đầu tiên các bạn hãy nhấp chuột chọn vào hình ảnh bạn muốn nén. Sau đó trên thanh menu các bạn nhấp chuột chọn tab Format Picture > chọn Compress. Trong hộp thoại Compress Picture hiện ra các bạn hãy bỏ chọn các ô trong hộp thoại đầu tiên để nén tất cả ảnh trong bảng tính và lựa chọn độ phân giải bạn muốn để nén ảnh.
5. Xoá bỏ những dữ liệu ẩn (trang tính, hàng và cột)
Để thao tác xoá bỏ những dữ liệu ẩn như Sheet hay cột hoặc hàng thì đầu tiên các bạn hãy nhấp chuột phải vào Sheet hoặc hàng và cột mà bạn muốn xoá rồi lựa chọn Unhide. Các bạn hãy lặp lại thao tác cho mỗi sheet hoặc mỗi hàng / cột mà bạn muốn xoá.
Trên đây là hướng dẫn những cách giảm dung lượng file Excel đơn giản, hiệu quả và dễ thao tác nhất mà chúng tôi muốn gửi tới các bạn trong bài viết ngày hôm nay. Hy vọng rằng bài viết đã mang tới nhiều kinh nghiệm quý báu dành cho các bạn. Chúc các bạn thao tác thành công!
