Microsoft Excel là một phần mềm hỗ trợ tính toán đã rất đỗi quen thuộc đối với người dùng, đặc biệt là những người làm công việc văn phòng liên quan tới số liệu. Microsoft Excel hỗ trợ người dùng rất nhiều những tính năng và hàm tính hữu ích, nổi bật trong số đó là các hàm đếm (Count, Counta, Countif, Countifs) để đếm dữ liệu, đếm các đối tượng nằm trong chuỗi của 1 bảng tính. Cũng giống như nhiều hàm khác trên Microsoft Excel thì các hàm đếm này khá khó dùng đối với những người mới làm quen với phần mềm này. Để giúp đỡ các bạn có thể dễ dàng nắm bắt và vận dụng được cách sử dụng các hàm này thì trong bài viết ngày hôm nay, Lê Thuận Blog sẽ gửi tới các bạn hướng dẫn cách sử dụng hàm đếm trong Excel (Count, Counta, Countif,…). Xin mời các ban cùng theo dõi!
Xem thêm: Hàm tính SUMIF trong Excel
1. Những loại hàm đếm trong Microsoft Excel và ý nghĩa của chúng
Nói tới hàm đếm trong Microsoft Excel thì sẽ có nhiều dạng hàm khác nhau, mỗi dạng hàm đếm này sẽ có cách vận dụng khác nhau tùy theo kiểu dữ liệu mà người dùng sử dụng. Chúng ta có thể khái quát một cách ngắn gọn các dạng hàm đếm trong Microsoft Excel như sau:
- Hàm COUNT: Hàm đếm các ô tính có chứa dữ liệu dạng số học
- Hàm COUNTA: Hàm đếm các ô tính không rỗng (các ô có chứa nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như logic, chữ cái,…)
- Hàm COUNTBLANK: Hàm đếm các ô tính trống không chứa dữ liệu
- Hàm COUNTIF: Hàm đếm các ô tính theo một điều kiện cho trước
- Hàm COUNTIFS: Hàm đếm các ô tính theo nhiều điều kiện cho trước
2. Hướng dẫn cách sử dụng hàm đếm COUNT, COUNTA
Để sử dụng được 3 dạng hàm đếm này thì chúng ta cần phải nhớ cú pháp sau đây:
- Cú pháp hàm đếm COUNT: =COUNT(value1, value2, …)
- Cú pháp hàm đếm COUNTA: =COUNTA(value1, value2, …)
Trong đó: value1, value2, … là các giá trị mà người dùng muốn đếm trong bảng tính. Với hàm đếm COUNT thì các giá trị này phải là chữ số. Đối với các phiên bản Microsoft Excel 2007 trở lên thì các giá trị này cho phép tối đa 255 đối số còn với các phiên bản Microsoft Excel 2003 trở về trước thì giá trị này chỉ 30 đối số. Đối với hàm đếm COUNTA thì các giá trị này phải là các giá trị logic, chữ cái, hay các giá trị lỗi.
Lưu ý:
– Hàm đếm COUNT sẽ đếm những giá trị là chữ số bao gồm cả ngày tháng được thể hiện bởi chữ số nên chính vì vậy những giá trị là dữ liệu kiểu mảng thì hàm đếm COUNT sẽ không đếm các ô rỗng, các giá trị lỗi hay là các chữ cái. Ví dụ, =COUNT({2;”HaNoi;TRUE}) -> 2
– Để đếm các giá trị dữ liệu dạng logic, chữ cái hay các giá trị lỗi thì người dùng cần sử dụng hàm đếm COUNTA với cùng cú pháp sử dụng giống nhau.
– Để đếm các ô tính có chứa dữ liệu trả về là một chuỗi rỗng (“”) -ô tính trống – thì người dùng có thể sử dụng hàm đếm COUNTBLANK để đếm những ô tính dạng này. Đối với các ô tính chứa giá trị dữ liệu =0 thì sẽ không được đếm bởi hàm COUNTBLANK.
Ví dụ về cách sử dụng hàm đếm COUNT, COUNTA và COUNTBLANK:
3. Hướng dẫn cách sử dụng hàm đếm COUNTIF
Như đã nói ở trên, hàm đến COUNTIF được sử dụng để đếm số lượng những ô tính thoả mãn 1 điều kiện cho trước trong bảng tính. Hàm đếm COUNTIF được sử dụng với cú pháp =COUNTIF(range, criteria)
Trong đó:
- Range : là vùng chứa dữ liệu cần đếm
- Criteria : là điều kiện cho trước gồm nhiều kiểu định dạng như chữ số, chữ cái, logic,… ví dụ như “HaNoi”; “>50”; 91,…
Lưu ý rằng chúng ta có thể sử dụng các ký tự đại diện như dấu ? được dùng để đại diện cho một ký tự, dấu * được dùng để đại diện cho nhiều ký tự. Để tìm kiếm theo điều kiện là những dấu ? hoặc * thì chúng ta cần thêm dấu ~ ở phía trước dấu ? hoặc dấu *. Ngoài ra hàm đếm COUNTIF sẽ không phân biệt chữ in hoa hay chữ in thường trong quá trình đếm.
Ví dụ về cách sử dụng hàm đếm COUNTIF:
Để đếm xem có bao nhiêu ô tính nằm trong phạm vi A2:A15 chứa giá trị là “Apples” thì chúng ta sẽ sử dụng hàm đếm COUNTIF với cú pháp =COUNTIF(A2:A15, “apples”) và sẽ nhận được kết quả trả về như dưới đây.
4. Hướng dẫn cách sử dụng hàm đếm COUNTIFS
Hàm đếm COUNTIFS được sử dụng để đếm số lượng những ô tính thoả mãn nhiều điều kiện cho trước trong bảng tính. Hàm đếm COUNTIFS được sử dụng với cú pháp =COUNTIFS((range1, criteria1, range2, criteria2, …)
Trong đó:
- range1, range2 là vùng chứa dữ liệu cần đếm với tối đa 127 dãy giá trị các ô đếm.
- criteria1, criteria2… : Là các điều kiện đếm cho trước với tối đa 127 điều kiện để đếm. Các giá trị này có thể ở dạng chữ số, ký tự văn bản, tên, mảng hay là giá trị tham chiếu tới các ô chứa số. Các ô tính có giá trị rỗng sẽ được bỏ qua.
Lưu ý: Mỗi ô tính nằm trong vùng dữ liệu sẽ chỉ được đếm nếu như nó thoả mãn được với tất cả các điều kiện tương ứng cho trước.
Ví dụ về cách sử dụng hàm đếm COUNTIFS:
Để đếm xem có bao nhiêu giá trị “apples” nằm trong vùng dữ liệu đã bán được từ 200 đô la trở lên thì chúng ta sẽ sử dụng hàm đếm COUNTIFS với cú pháp =COUNTIFS(A2:A15,”apples”, B2:B15,”>=200″). Kết quả trả về như hình dưới.
Như vậy trên đây chúng tôi đã gửi tới các bạn hướng dẫn cách sử dụng hàm đếm trong Excel (Count, Counta, Countif,…). Hy vọng rằng bài viết đã mang tới nhều kinh nghiệm bổ ích dành cho các bạn. Chúc các bạn thao tác thành công!
