Microsoft Excel là một phần mềm hỗ trợ bảng tính được phát triển bởi Microsoft đã rất quen thuộc đối với người dùng. Trong quá trình làm việc và xử lý dữ liệu với phần mềm này thì thao tác chèn thêm dòng hoặc bớt đi dòng/cột là 1 trong những thao tác rất hay gặp phải. Tuy vậy không phải ngươi dùng nào cũng có thể thực hiện những thao tác này 1 cách thuần thục và chuyên nghiệp, nhất là đối với những người dùng mới bắt đầu làm quen với Microsoft Excel. Chính về lý do đó nên trong bài viết ngày hôm nay chúng tôi sẽ gửi tới các bạn hướng dẫn cách thêm dòng trong Excel bằng những thao tác nhanh nhất và chuyên nghiệp nhất. Qua bài viết này các bạn sẽ được biết thêm những cách thức chèn thêm dòng trong Excel bằng thanh công cụ hoặc sử dụng những tổ hợp phím tắt và chèn thêm dòng giữa các dòng có chứa dữ liệu.
Xem thêm: Hướng dẫn Cách chèn thêm cột trong Excel
Nội dung bài viết
1. Hướng dẫn cách chèn thêm dòng trong Excel bằng các tùy chọn có sẵn trên thanh công cụ
Đây là 1 trong những cách thức đơn giản và được sử dụng nhiều nhất để chèn thêm dòng trống vào trong bảng tính Excel bằng cách sử dụng tính năng Insert trên thanh công cụ. Đầu tiên chúng ta sẽ lựa chọn 1 hoặc nhiều vị trí mà chúng ta muốn chèn thêm dòng mới trong bảng tính. Nếu như bạn muốn chèn thêm 3 dòng trống thì hãy lựa chọn 3 dòng phía dưới vị trí muốn chèn. Thao tác tương tự như vậy nếu bạn muốn chèn thêm 5 dòng, 7 dòng,… Tiếp theo trong tab Home trên thanh công cụ các bạn hãy nhấp chuột chọn vào biểu tượng Insert => chọn Insert Sheet Rows.
Lúc này các dòng mới đã được chèn vào phía trên ví trí mà chúng ta đã lựa chọn trước đó.
Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng tùy chọn Insert trong menu chuột phải bằng cách chọn vị trí muốn chèn dòng trống trong bảng tính rồi nhấp chuột phải lựa chọn Insert từ menu xổ xuống.
Chúng ta sẽ nhận được kết quả tương tự như khi thao tác chèn dòng bằng tùy chọn trên thanh công cụ.
2. Hướng dẫn cách chèn thêm dòng trong Microsoft Excel bằng tổ hợp phím tắt
a) Cách chèn thêm dòng trong Microsoft Excel bằng tổ hợp phím chữ
Để chèn thêm dòng vào bảng tính Microsoft Excel thì đầu tiên chúng ta cần lựa chọn số dòng cần thiết để chèn các dòng trống vào vị trí bằng cách nhấp chuột chọn vào các ô tương ứng, sau đó nhấn tổ hợp phím Shift + Space. Lúc này các dòng mới sẽ được chèn vào phía trên của các dòng dữ liệu đã chọn.
Sau khi các dòng đã được bôi đen thì các bạn hãy nhấn tổ hợp phím Alt + I => tiếp tục giữ phím Alt rồi nhấn phím R.
Lúc này các dòng mới đã được chèn vào phía trên ví trí mà chúng ta đã lựa chọn trước đó. Rất nhanh chóng phải không nào?
b) Cách chèn thêm dòng trong Microsoft Excel bằng tổ hợp phím số
Một cách thao tác khác để chèn thêm dòng vào bảng tính Microsoft Excel đó là sử dụng tổ hợp phím số. Đầu tiên chúng ta vẫn thao tác lựa chọn số dòng muốn chèn và vị trí chèn dòng mới ở trong bảng tính. Sau đó các bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Plus (phím cộng ở trên bàn phím số Numpad) hoặc nhấn Ctrl + Shift + Plus (phím cộng ở trên bàn phím chính). Kết quả các dòng sẽ được chèn vào trong bảng tính một cách nhanh chóng.
Lưu ý: Nếu như các bạn cần chèn thêm nhiều dòng cùng một lúc vào trong bảng tính Microsoft Excel thì các bạn hãy sử dụng phím F4. Đấy là phím có chức năng lặp lại hành động cuối cùng mà bạn đã thao tác. Ví dụ như nếu các bạn muốn chèn thêm 100 dòng vào trong bảng tính thì các bạn hãy thao tác chèn vào bảng tính 10 dòng trước, sau đó nhấn phím F4 mười lần là các bạn đã chèn thành công 100 dòng vào trong bảng tính Excel rồi.
3. Hướng dẫn cách chèn thêm dòng trong Excel khi có cột dữ liệu ở bên phải bảng tính
Nếu như bảng tính của bạn có cột dữ liệu ở bên phải như dưới ví dụ và bạn muốn chèn thêm dòng ở các cột bên trái thì những cách thức chèn cột phía trên đều không thể áp dụng được khi mặc định nó sẽ chèn thêm các dòng trống vào cả cột dữ liệu bên phải, nơi mà bạn không cần chúng.
Khi đó trong trường hợp này thì các bạn cần phải định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng bảng tính Microsoft Excel trước khi chèn dòng bằng các thao tác như sau. Trước tiên trên thanh công cụ các bạn hãy nhấp chuột chọn tab Home => chọn Format as Table rồi lựa chọn kiểu định dạng phù hợp hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + T.
4
Lúc này hộp thoại Create Table sẽ xuất hiện. Bạn hãy lựa chọn vùng dữ liệu mà mình muốn chèn thêm dòng sau đó nhấn OK.
Sau khi bảng tính cuả bạn đã được định dạng dữ liệu thì các bạn hãy nhấp chuột lựa chọn vùng dữ liệu trong bảng tính. Sau đó các bạn nhấp chuột chọn tab Home trên thanh công cụ, chọn Insert => Insert Table Rows Above hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + H => Alt + I => Alt + A.
Nếu như có thông báo hiện ra như hình dưới thì các bạn hãy chọn OK.
Kết quả các dòng mới sẽ được chèn vào bảng tính đã chọn mà không xuất hiện giữa các dòng của cột bên phải
Như vậy trên đây chúng tôi đã gửi tới các bạn hướng dẫn cách thêm dòng trong Excel bằng những thao tác nhanh nhất và chuyên nghiệp nhất. Hy vọng rằng với những kinh nghiệm được chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc của mình. Chúc các bạn thao tác thành công!
