Thay vì trình bày liệt kê những con số khô khan hay những đoạn văn bản dài chữ thì thông qua biểu đồ chúng ta có thể biểu đạt những số liệu đó theo cách mà người xem dễ tiếp cận và hình dùng hơn. Microsoft Office đã trang bị cho Excel nhiều loại biểu đồ đa dạng để đáp ứng được mọi nhu cầu của người dùng, từ biểu đồ dạng cột, biểu đò dòng, biểu đồ hình tròn cho tới biểu đồ dạng thanh, biểu đồ vùng, biểu đồ kiểu tán xạ và một số dạng biểu đồ khác. Trong bài viết ngày hôm nay, Lê Thuận Blog sẽ gửi tới các bạn hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Excel 1 cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
Cách vẽ biểu đồ trong Microsoft Excel
Với mỗi phiên bản Microsoft Excel khác nhau thì sẽ có 1 vài chi tiết cải tiến bổ sung trong việc vẽ biểu đồ như hỗ trợ thêm nhiều loại biểu đồ mới hay sử dụng cách tùy biến biểu đồ đa dạng hơn. Trong phạm vi nội dùng bài viết ngày hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách vẽ biểu đồ tổng quát nhất, có thể áp dụng cho các phiên bản Microsoft Excel khác nhau. Để vẽ 1 biểu đồ trong Microsoft Excel thì đầu tiên các bạn hãy lựa chọn bảng dữ liệu cần vẽ, sau đó trên thanh menu các bạn nhấp chuột chọn thẻ Insert => lựa chọn dạng biểu đồ phù hợp trong nhóm Chart.
Lúc này trên bảng tính sẽ uất hiện 1 ô trống. Đó chính là khung chứa biểu đồ, tuy nhiên do chưa có dữ liệu nên biểu đồ này không hiển thị. Việc tiếp theo cần làm là chúng ta sẽ nạp dữ liệu vào trong biểu đồ bằng cách nhấp chuột chọn thẻ Chart Tools (thẻ này sẽ xuất hiện khi chúng ta nhấp chuột chọn vào biểu đồ) => chọn thẻ Design => chọn Select Data hoặc nhấp chuột phải vào khung biểu đồ => chọn Select Data.
Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại Select Data Source. Trong hộp thoại này chúng ta sẽ tiến hành lựa chọn dữ liệu nạp vào cũng như tinh chỉnh những dữ liệu này trong biểu đồ. Những chức năng chính trong hộp thoại Select Data Source:
– Chart Data Source: Lựa chọn nguồn dữ liệu muốn nạp vào biểu đồ. Các dữ liệu được nạp vào biểu đồ có thể không cần mang tính liên tục mà nằm trong từng vùng riêng rẽ.
– Legend Entries (Series): những dữ liệu được biểu diễn dựa trên trục tung của biểu đồ. Người dùng có thể tinh chỉnh chiều cao của các cột trong biểu đồ, độ lớn của từng mảng trong dạng biểu đồ hình tròn…
– Horizontal (category) Axis Labels: những dữ liệu được biểu diễn dựa trên trục hoành của biểu đồ, những nội dung đại diện cho những cột, những mảng… trên biểu đồ
Giả sử ở ví dụ dưới đây chúng ta muốn sử dụng biểu đồ để thể hiện cơ cấu phần trăm lương của từng nhân viên trên tổng lương thực lĩnh trong 1 tháng. Lúc này chúng ta sẽ lựa chọn nguồn dữ liệu tại cột Thực lĩnh bằng cách nhấp chuột vào nút mũi tên màu đỏ nằm cuối dòng Chart Data Source => lựa chọn cột Thực lĩnh chứa giá trị lương thực lĩnh của mỗi nhân viên trong tháng.
Lúc này biểu đồ đã xuất hiện thể hiện cơ cấu lương của từng nhân viên. Tuy vậy biểu đồ vẫn chưa có thông tin rõ ràng để người xem có thể hiểu được nên chúng ta cần thay đổi thông tin trong biểu đồ. Đầu tiên chúng ta hãy lựa chọn thay đổi những thông tin nằm trên trục hoành (tên của mỗi nhân viên) bằng cách nhấp chuột chọn Edit trong cột Horizontal (category) Axis Labels.
Tiếp theo các bạn hãy lựa chọn cột tính chứa tên của các nhân viên, sau đó nhấp chuột chọn OK trong bảng Axis Label.
Tiếp theo các bạn hãy nhấp chuột chọn Edit trong ô Legend Entries (Series) rồi lựa chọn tới dòng đầu tiên chứa tên của cột dữ liệu => nhấn Ok trong bảng Edit Series để kết thúc.
Như vậy chúng ta đã thực hiện vẽ thành công 1 biểu đồ đơn giản dạng hình tròn trong Microsoft Excel rồi. Khá đơn giản phải không nào? Ngoài ra có một số thao tác với biểu đồ mà các bạn cần nắm rõ như sau:
– Cách di chuyển biểu đồ:
Để di chuyển biểu đồ trong Microsoft Excel thì các bạn hãy di chuyển con trỏ vào biểu đồ cho tới khi con trỏ chuột thay đổi thành biểu tượng 4 cạnh mũi tên. Lúc này các bạn hãy nhấn và giữ chuột trái để di chuyển biểu đồ tới vị trí khác trong bảng tính.
– Cách thay đổi kích thước biểu đồ:
Để thay đổi kích thước biểu đồ thì các bạn hãy di chuyển con trỏ tới 1 trong 4 góc cạnh của biểu đồ. Lúc này con trỏ sẽ có dạng mũi tên 2 chiều. Các bạn hãy nhấn và giữ chuột trái để kéo to ra hoặc thu nhỏ lại để thay đổi kích thước của biểu đồ.
Như vậy trên đây chúng tôi đã gửi tới các bạn hướng dẫn vẽ biểu đồ trong Excel 1 cách nhanh chóng và đơn giản nhất cũng như những thao tác chỉnh sửa trên biểu đồ. Các bạn hãy thực hành để nắm vững những quy trình và các kỹ thuật vẽ biểu đồ trên Microsoft Excel để từ đó áp dụng tốt những kiến thức này vào phục vụ trong công việc, giúp nâng cao hiệu suất làm việc nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
