Nếu là một người thường xuyên làm việc với các định dạng văn bản giấy tờ thì chắc hẳn các bạn đã từng phải thao tác và sử dụng các văn bản được scan. Tuy nhiên để chỉnh sửa được những file tài liệu scan này thì người dùng cần phải chuyển đổi chúng về định dạng văn bản như .doc, .docx, .odt để sử dụng trên các phần mềm soạn thảo văn bản. Việc chuyển đổi này có thể thực hiện thủ công với số lượng ít nhưng nếu với vài trăm trang văn bản thì sẽ khiến người dùng tốn khá nhiều công sức. Ngoài ra khi chúng ta chuyển đổi định dạng giữa tài liệu scan với tài liệu Word với nhau tài liệu thì việc giữ nguyên được định dạng văn bản, font chữ, bố cục,… là điều rất quan trọng. Vì vậy nên trong bài viết ngày hôm nay, chúng tôi sẽ gửi tới các bạn hướng dẫn cách chuyển đổi file scan sang word đơn giản, nhanh chóng và dễ thực hiện nhất bằng 2 phương pháp chuyển đổi trên phần mềm và chuyển đổi trực tuyến trên trang web. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
Xem thêm: Cách chuyển file PDF sang CAD
Nội dung bài viết
1. Hướng dẫn chuyển đổi file scan sang Word bằng phần mềm ABBYY FineReader
ABBYY FineReader PDF là phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR) được phát triển bởi ABBYY với tính năng hỗ trợ xử lý những tập tin định dạng PDF, chuyển đổi định dạng PDF sang nhiều định dạng khác, scan hình ảnh hoặc các file PDF đã bị mã hóa. Với công nghệ OCR tiên tiến thì ABBYY FineReader PDF có khả năng xử lý toàn diện văn bản định dạng PDF ở dạng bản cứng. Để tải về phần mềm thì các bạn hãy truy cập vào địa chỉ https://www.abbyy.com/en-apac/finereader/. Tại giao diện chính của trang web các bạn hãy nhấp chuột chọn Try for Free.
Trong cửa sổ tiếp theo hiện ra các bạn hãy nhấp chuột chọn Download free trial trong ô Trial for Individual.
Các bạn hãy điền vào thông tin trong form đăng ký hiện ra, những dòng có dấu * là bắt buộc phải điền. Sau khi điền xong thì các bạn hãy nhấp chuột chọn Send request để gửi yêu cầu và nhận bộ cài đặt phần mềm tại email. Các bạn hãy tải về và cài đặt phần mềm lên máy tính.
Sau khi cài đặt xong phần mềm thì các bạn hãy mở Abbyy Finereader lên. Tại giao diện chính của phần mềm các bạn hãy nhấp chuột chọn vào mục Chuyển đổi thành Microsoft Word.
Trong cửa sổ duyệt file hiện lên các bạn hãy lựa chọn những file scan muốn chuyển đổi sang word rồi nhấn Open.
Nếu như các bạn muốn gộp tất cả những file scan riêng lẻ thành 1 file word chung thì các bạn hãy tick chọn vào ô Kết hợp tất cả các tệp thành một tài liệu, sau đó các bạn hãy nhấp chuột chọn Chuyển đổi thành Word để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Tiếp theo các bạn hãy lựa chọn nơi lưu file Word, các bạn hãy đặt tên cho file rồi nhấn Save
Các bạn hãy đợi trong giây lát để cho quá trình chuyển đổi hoàn tất
Sau khi chuyển đổi thành công thì ABBYY FineReader PDF sẽ tự động mở file Word lên
Ngoài ra để thao tác chuyển đổi nhanh thì các bạn hãy nhấp chuột phải lên 1 hoặc nhiều file Scan muốn chuyển đồi rồi lựa chọn dòng Chuyển đổi với ABBYY FineReader -> Chuyển đổi sang tài liệu Microsoft Word.
Các bạn hãy lựa chọn nơi lưu file rồi nhấn Save.
Cuối cùng các bạn hãy đợi giây lát để cho quá trình chuyển đổi hoàn tất.
Việc chuyển đổi từ định dạng file scan sang Word bằng công nghệ OCR sẽ giúp cho nội dung và bố cục của văn bản được giữ nguyên như file gốc. Tuy nhiên trong một số trường hợp sẽ xảy ra lỗi khi phần mềm không nhận diện được 1 số đoạn văn bản. Lúc này chúng ta có thể chỉnh sửa file bằng cách sử dụng công cụ OCR Editor. Trên menu chính của phần mềm các bạn hãy nhấp chuột chọn Mở trong OCR Editor.
Các bạn hãy lựa chọn tới file scan cần chỉnh sửa rồi nhấn Open.
Tại giao diện chỉnh sửa file thì các bạn sẽ thấy phần bên trái là nội dung của file scan còn phần bên phải là nội dung của file mà các bạn có thể chỉnh sửa. Bên cạnh đó những chữ được đánh dấu màu xanh là những chữ mà phần mềm không nhận diện được văn bản. Khi các bạn nhấp chọn vào những chữ được đánh dấu màu xanh đó thì những chữ tương ứng trong file chỉnh sửa cũng sẽ được hiển thị to lên ở phía dưới để người dùng có thể chỉnh sửa cho chính xác.
Sau khi đã chỉnh sửa xong tài liệu thì các bạn hãy nhấp chuột chọn Tệp -> Lưu dưới dạng -> Tài liệu Microsoft Word.
Cuối cùng các bạn hãy lựa chọn vị trí lưu file và đặt tên file rồi sau đó các bạn chọn Save để kết thúc.
2. Hướng dẫn chuyển đổi file scan sang Word bằng công cụ trực tuyến Convertio.co
Convertio.co là một trong những công cụ chuyển đổi file scan sang Word miễn phí được yêu thích nhất hiện nay nhờ trình chuyển đổi mạnh mẽ, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được nội dung và bố cục của tài liệu. Để sử dụng công cụ này thì đầu tiên các bạn hãy truy cập vào liên kết https://convertio.co/vn/ocr/. Tại giao diện chính của website các bạn hãy tải lên file scan mà bạn muốn chuyển đổi. Convertio.co hỗ trợ người dùng tải file từ nhiều nguồn khác nhau như từ máy tính hay từ các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive hoặc chèn liên kết của tập tin. Người dùng cũng có thể kéo và thả tập tin từ máy tính lên trên công cụ này.
Nếu các bạn tải file lên từ máy tính thì các bạn hãy lựa chọn tới file scan cần chuyển đổi rồi nhấn Open.
Tiếp theo trong mục cấu hình thì các bạn hãy lựa chọn tất cả những ngôn ngữ được sử dụng trong tài liệu của bạn cũng như lựa chọn định dạng đầu ra là Microsoft Word Document (.docx) trong mục Output format & Cài đặt. Ngoài ra Convertio.co cũng hỗ trợ người dùng chuyển đổi sang nhiều định dạng khác như Excel, PowerPoint, PDF, Text Document,…
Sau khi lựa chọn cài đặt xong các bạn hãy nhấp chuột chọn vào Định dạng.
Các bạn hãy đợi trong giây lát để quá trình chuyển đổi file diễn ra.
Sau khi kết thúc quá trình chuyển đổi file thì các bạn hãy nhấp chuột chọn Tải về để tải file đã chuyển đổi về máy tính.
Các bạn hãy lựa chọn nơi lưu file đã chuyển đổi.
Kết quả nhận được sau khi tiến hành chuyển đổi.
Trên đây chúng tôi đã gửi tới các bạn hướng dẫn 2 cách chuyển đổi file scan sang word đơn giản, nhanh chóng và dễ thực hiện nhất bằng phần mềm và bằng trang web trực tuyến. Hi vọng rằng bài viết này sẽ mang tới nhiều kinh nghiệm bổ ích dành cho các bạn. Chúc các bạn thao tác thành công!
