Trong việc mua bán, giao nhận hàng hoá thì không thể thiếu được những mẫu phiếu giao hàng, biên bản giao nhận. Đây là một loại giấy tờ xác nhận thông tin giao dịch giữa 2 công ty đối tác với nhau mà nhiều doanh nghiệp cần phải có trong hoạt động kinh doanh. Có bao giờ bạn thắc mắc mẫu phiếu giao hàng có form chuẩn không, trên phiếu có những thông tin gì, cách sử dụng phiếu giao hàng ra sao?… Trong bài viết ngày hôm nay lethuan.net sẽ giúp các bạn giải đáp những thắc mắc đó đồng thời giới thiệu tới các bạn những mẫu phiếu giao hàng chuẩn và mới nhất hiện nay. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
Xem thêm: Mẫu lập kế hoạch kinh doanh trên Excel
1. Phiếu giao hàng là gì? Ý nghĩa của phiếu giao hàng
Phiếu giao hàng được coi như là một loại giấy tờ xác nhận những giao dịch giữa các công ty đối tác với nhau. Có thể coi phiếu giao hàng là 1 loại biên bản ghi lại thông tin về các mặt hàng và dịch vụ đã hoàn thành để từ đó giúp cho các công ty và đối tác có thể xác thực được thông tin. Thông thường mẫu phiếu giao hàng sẽ do bên cung cấp đảm nhận, bên nhận bàn giao sẽ có trách nhiệm đồng kiểm tra về chủng loại mặt hàng, số lượng và đối chiếu so với thực tế. Nếu như thực tế trùng khớp với phiếu giao hàng thì các bên sẽ ký, đóng dấu xác nhận và thực hiện thanh toán.
Nói một cách đơn giản thì phiếu giao hàng là giấy tờ mà bên bán sẽ cung cấp cho bên mua khi giao hàng. Phiếu giao hàng sẽ ghi những thông tin tóm tắt về đơn hàng và thường được lập thành 2 bản, mỗi bên sẽ giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu khi xảy ra tranh chấp giữa các bên. Bên nhận hàng cần kiểm tra đầy đủ đơn hàng về chủng loại, số lượng, tình trạng hàng trước khi ký xác nhận và thah toán. Nếu đơn hàng được giao không giống không như trong thoả thuận thì bên nhận có quyền từ chối thanh toán và hoàn trả đơn hàng. Trong một số trường hợp thì bên cung cấp cần chuẩn bị thêm hóa đơn VAT, giấy bảo hành, … để cung cấp theo yêu cầu của bên nhận.
Nói một cách ngắn gọn, đối với các công ty, doanh nghiệp thì phiếu giao hàng sẽ có những ý nghĩa sau đây:
– Giúp thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty, doanh nghiệp.
– Thể hiện một cách rõ ràng nội dung của đơn hàng gồm các thông tin tóm tắt về chủng loại hàng hoá, số lượng và tình trạng hàng.
– Giúp quy trình kiểm tra, kiểm kê số lượng được minh bạch, hạn chế những sai sót không đáng có; giúp việc quản lý hàng hoá trao đổi trở nên dễ dàng hơn.
– Làm căn cứ pháp lý khi có xảy ra tranh chấp giữa các bên.
2. Những thông tin cần có trên phiếu giao hàng
Để quá trình giao nhận hàng hoá được thuận lợi và tránh những tranh chấp không đáng có về sau thì trên phiếu giao hàng cần thể hiện rõ những thông ti liên quan tới đơn hàng, đó là:
– Thông tin về bên cung cấp như tên công ty, doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin liên hệ,…
– Thông tin về bên nhận như họ và tên người nhận, chức vụ, tên công ty, doanh nghiệp, thông tin liên hệ,…
– Thông tin chi tiết về sản phẩm như số hợp đồng, dahh mục sản phẩm, chủng loại, số lượng sản phẩm, tình trạng sản phẩm, đơn giá, tổng chi phí, ngày giao dịch, …
– Ghi chú về đơn hàng (Nếu có)
– Xác nhận trên phiếu giao hàng: chữ ký – con dấu của người nhận, chữ ký – con dấu người lập phiếu.
3. Cách sử dụng phiếu mua hàng
Việc sử dụng phiếu giao hàng chỉ là một bước nhỏ trong quy trình tổng thể từ nhà cung cấp. Sau khi hợp đồng được ký kết, nhà cung cấp sẽ lên danh sách hàng hóa cần giao với số lượng như trên hợp đồng. Nhà cung cấp sẽ chuẩn bị hàng hoá và kiểm tra đầy đủ về tình trạng, số lượng trước khi giao. Tiếp theo bên cung cấp xác nhận xuất kho và giao cho đơn vị vận chuyển tới bên mua. Bên mua sẽ rà soát lại đơn hàng theo như trên phiếu giao hàng. Nếu như thông tin trùng khớp thì sẽ xác nhận trên phiếu và tiến hành thanh toán. Nếu như đơn hàng đã được thanh toán trước thì bên mua cần thông báo lại cho bên cung cấp nếu như đơn hàng không khớp với hợp đồng để tránh trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa các bên.
4. Những mẫu phiếu giao hàng forrm chuẩn và mới nhất hiện nay
Hiện nay chưa có bất kỳ quy định pháp lý nào nói về mẫu phiếu giao hàng nên các công ty và doanh nghiệp có thể tự thiết kế những mẫu phiếu giao hàng mang đậm phong cách của riêng mình với bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Ngoài ra người dùng có thể tải về và sử dụng những mẫu phiếu giao hàng dưới đây. Chúng được xây dựng theo mẫu chuẩn để người dùng có thể áp dụng cho nhiều công ty, doanh nghiệp cũng như nhiều ngành nghề khác nhau.
Liên kết tải về mẫu phiếu giao hàng: tải ngay
Trên đây là những mẫu phiếu giao hàng chuẩn và mới nhất mà chúng tôi muốn gửi tới các bạn trong bài viết ngày hôm nay. Các bạn có thể sử dụng những mẫu phiếu giao hàng mà chúng tôi giới thiệu, thay đổi thông tin phù hợp với mình để sử dụng. Hy vọng rằng với những thông tin được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp cho các bạn sở hữu được những mẫu phiếu giao hàng phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!
