Trong thời đại công nghệ số hiện nay, nhu cầu làm việc và sử dụng những phần mềm trực tuyến đang là một xu thế mới. So với những phần mềm truyền thống được cài đặt trên máy tính thì những phần mềm trực tuyến hiện được rất nhiều người dùng lựa chọn sử dụng, đặc biệt là những phần mềm văn phòng như Microsoft Excel, Microsoft Word,… Nhằm mang tới sự tiện lợi cho người dùng thì hãng phần mềm Microsoft đã cho ra mắt bộ sản phẩm Office Online với những công cụ văn phòng đã trở nên quen thuộc với người dùng. Excel Online là một công cụ trong bộ sản phẩm đó có tác dụng hỗ trợ người dùng biên tập, chỉnh sửa, lưu trữ, thực hiện những thao tác tính toán như trên phiên bản Excel truyển thống. Trong bài viết ngày hôm nay Lê Thuận Blog sẽ gửi tới các bạn hướng dẫn cách sử dụng excel online, mở file excel Online đơn giản nhất. Xin mời các bạn cùng theo dõi!
Cách sử dụng, mở file excel online cho người chưa biết
Tạo file excel online
Để sử dụng công cụ Excel Online thì đầu tiên chúng ta cần truy cập vào công cụ này tại địa chỉ:
https://office.live.com/start/Excel.aspx?omkt=vi-VN
Tại cửa sổ đăng nhập, các bạn hãy nhập vào tài khoản Microsoft (Outlook, Hotmail,…) và mật khẩu của mình để đăng nhập. Nếu như chưa có tài khoản thì các bạn cần đăng ký tài khoản miễn phí trước khi sử dụng bằng cách nhấp chuột vào mục Tạo tài khoản.
Sau khi bạn đã đăng nhập được vào trang chủ của Excel Online thì để soạn thảo 1 bảng tính mới các bạn hãy nhấp chuột chọn vào mục New blank workbook. Tuy nhiên hầu như mọi người dùng đều không thể tạo trực tiếp một tệp tin Excel Online tại đây mà bạn sẽ được chuyển sang dịch vụ OneDrive để lưu trữ file.
Lúc này sẽ xuất hiện một cửa sổ làm việc mới của Excel với những công cụ tạo bảng tính, công cụ chỉnh sửa bảng biểu, chèn ảnh,… đều được thiết kế giống như phần mềm Microsoft Excel truyển thống trên máy tính. Người dùng có thể soạn thảo, chỉnh sửa, nhập liệu, thực hiện thao tác tính toán trên Excel Online một cách đơn giản và dễ dàng như khi dùng phần mềm Excel.
Để mở một trang tính mới trên Excel Online thì các bạn hãy nhấp chuột chọn vào mục File trên thanh công cụ > chọn New. Trong mục này các bạn có thể lựa chọn những mẫu bảng biểu có sẵn được Excel online cung cấp như mẫu lịch biểu, mẫu kế hoạch, danh sách tổng, biểu đồ theo dõi, tính toán ngân sách,… Các bạn hãy nhấp chuột trái chọn vào mẫu mà mình muốn sử dụng.
Bên cạnh đó Excel Online sẽ cho phép người dùng có thể liên kết tới những dịch vụ khác để chỉnh sửa và lưu trữ file như Word Online, PowerPoint Online, Skype, OneNote, Outlook, OneDrive, Team,…
Xem thêm: Cách làm giảm dung lượng file Excel
Mở file excel online
Để tải lên một tệp tin Excel từ máy tính và sử dụng trên Excel Online thì các bạn hãy truy cập vào dịch vụ OneDrive tại địa chỉ https://onedrive.live.com/. Tại giao diện chính của trang web các bạn hãy nhấp chuột chọn vào mục Upload trên thanh công cụ > chọn Files.
Tiếp theo các bạn hãy lựa chọn tới vị trí lưu file Excel mà bạn muốn chỉnh sửa Online (file .xls, .xlsx) rồi nhấp chuột chọn Open để tải lên.
Sau khi file Excel đã được tải lên thì các bạn hãy mở file Excel online này với công cụ Excel Online bằng cách nhấp chuột phải vào file và chọn dòng Open in Excel Online.
Khi thấy xuất hiện thông báo như hình dưới thì các bạn hãy đợi trong giây lát để quá trình chuyển đổi diễn ra.
Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất thì các bạn đã có thể làm việc và thao tác chỉnh sửa, tính toán với file Excel mà mình vừa tải lên rồi. Trong quá trình làm việc thì Excel Online sẽ tự động lưu lại tiến trình đang diễn ra nên người dùng không cần phải lo lắng về việc sẽ bị mất dữ liệu khi chẳng may bị mất điện. Mọi chỉnh sửa thay đổi sẽ được lưu lại trực tuyến trên OneDrive, người dùng chỉ cần mở lên là lại có thể tiếp tục làm việc tại vị trí đã lưu.
Nếu như bạn muốn lưu lại file Excel của mình trực tuyến dưới dạng một bản sao thì tại cửa sổ làm việc của Excel Online, các bạn hãy nhấp chuột chọn vào mục File trên thanh công cụ > chọn Save As tại cột menu dọc bên trái và chọn Save As – Save a copy to OneDrive.
Tiếp theo các bạn hãy lựa chọn thư mục lưu trữ trên OneDrive, rồi nhấp chuột chọn Save để lưu lại file mới. Từ giờ các bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft và truy cập vào Excel Online trên bất kỳ máy tính nào để làm việc với các tệp tin Excel mà không phụ thuộc vào thiết bị lưu trữ.
Để thực hiện tải về file Excel từ trên Excel Online về máy tính thì tại menu Save As, thay vì chọn Save As – Save a copy to OneDrive thì các bạn hãy nhấp chuột chọn vào mục Download a Copy
Sau đó các bạn hãy lựa chọn ví trị lưu file rồi nhấp chuột chọn Save để tải về file Excel lưu trên máy tính.
Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng, mở file Excel Online đơn giản nhất mà chúng tôi muốn gửi tới các bạn trong bài viết ngày hôm nay. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp các bạn có thêm nhiều kiến thức bổ ích trong quá trình sử dụng Excel Online. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!
